WPS的修订功能可用于跟踪文档修改。打开WPS文档后，点击顶部菜单栏的“审阅”，再点击“修订”按钮启用修订模式。此时对文档的所有更改都会以标记形式显示。可通过“接受”或“拒绝”按钮逐项处理修改，方便多人协作或审阅编辑内容。

启用WPS修订功能的基本步骤

如何在WPS中打开修订模式

• 进入“审阅”标签页：打开WPS文字文档后，在顶部功能区找到“审阅”选项卡并点击，修订功能位于此区域内，所有与修改、批注、对比等功能均集中于此。

• 点击“修订”按钮启用功能：在“审阅”标签中，点击“修订”按钮，它会呈现按下状态，表示修订功能已启用。此时你对文档的每一次更改都会自动被标记。

• 确认修订是否生效：在启用修订后，可以尝试输入或删除一段文字。如果看到被插入的文字带有下划线或颜色高亮，而被删除的文字出现删除线，说明修订功能已成功开启并正常运行。

启用修订后如何开始修改文档

• 直接对内容进行编辑：启用修订功能后，你可以像平常一样对文档进行修改。无论是插入文字、删除句子，还是更改格式，所有操作都会被WPS自动记录并标注。

• 查看修订标记与作者信息：每一处修改会被用颜色或线条标识，同时旁边会显示修改人（若多人协作）和时间，方便文档审阅者快速识别修改内容来源。

• 保存修订状态的文档：在完成修改后，保存文档时修订信息会一并保留。如果文档发送给他人，对方也可以通过“审阅”功能查看、接受或拒绝你的所有修改记录，保障文档流程的可控性与协作透明度。

使用WPS修订功能进行多人协作

多人编辑时如何显示不同作者的修订

• 开启修订功能并登录账号：每位参与协作的用户需在WPS登录自己的账号，并打开“审阅”选项卡启用“修订”功能。系统将自动根据账号记录每位用户的编辑操作。

• 系统自动标识作者名称：当多位用户在同一份文档中编辑内容时，WPS会在修订标记旁边显示对应的作者名称，颜色也会自动区分不同用户，便于查看谁修改了哪一部分。

• 通过不同颜色查看修改内容：WPS会为不同用户的修订内容分配不同的高亮颜色。例如用户A添加的文字为红色下划线，用户B删除的内容为蓝色删除线，通过颜色即可清晰辨识作者身份和修改类型。

如何查看他人对文档的修改建议

• 在“审阅”中浏览所有修订内容：点击“审阅”选项卡后，在修订区域查看全部修改内容。WPS会以逐项标注的方式展示文本更动，并显示修改人和修改时间等详细信息。

• 使用“显示标记”功能筛选作者：在“审阅”界面中点击“显示标记”按钮，可以选择只查看特定作者的修订内容。此功能便于重点审阅某一位协作者的建议，提高审核效率。

• 通过批注查看具体意见：除了修订标记外，协作者还可以使用“新建批注”功能在特定段落添加意见。你可以点击批注气泡查看详细建议内容，这对于团队沟通、修改方向确认极为重要。

接受或拒绝修订内容的方法

如何逐条接受或拒绝修订

• 点击“审阅”选项卡中的修订工具：在WPS文档中打开“审阅”菜单后，可以看到“接受”与“拒绝”按钮。点击任意一项修改标记时，按钮会高亮，表示已选中该修订内容。

• 使用“上一条”与“下一条”进行逐项浏览：在修订工具栏中，点击“上一条”或“下一条”按钮，可以依次跳转到每一条修订内容，便于审阅者逐一查看并做出判断。

• 手动接受或拒绝当前修订：确认内容无误后，点击“接受”按钮将该项修改保留至文档中；如认为不合适，点击“拒绝”按钮将其恢复为原始状态。逐条处理适用于重要文档的精细审查。

一键接受或全部拒绝修订的操作方法

• 打开修订工具栏操作选项：在“审阅”标签下，点击“接受”或“拒绝”按钮右侧的下拉小箭头，展开批量操作菜单，可以看到“接受所有修订”或“拒绝所有修订”的选项。

• 执行批量处理操作：选择“接受所有修订”可一次性将文档中的所有修改生效保存；选择“拒绝所有修订”则会撤销所有修订内容，文档恢复为修订前的原始状态。适合文档已确认无需再审时使用。

• 保存文档确保操作完成：批量操作完成后，点击“保存”按钮将更改写入文档。建议在执行前先保存一份原始副本，以便在需要时进行恢复或对比，避免误操作导致内容丢失。

查看WPS修订记录的技巧

如何切换修订视图模式

• 打开“审阅”标签中的视图模式设置：在WPS的“审阅”选项卡中，可以看到“显示标记”和“查看方式”功能，点击后会出现多个视图选项，例如“原始文档”、“标记显示”、“最终状态”等。

• 选择合适的修订显示方式：如果你希望查看所有修改痕迹，选择“标记显示”；若只想查看最终结果，可选择“最终状态”；而“原始文档”则会隐藏所有修改，显示文档最初的版本内容。

• 切换视图不影响文档本身内容：视图模式仅影响当前的可见状态，不会改变实际文档数据。用户可以根据需要在不同模式之间切换，以便更清晰地评估修改效果和对比前后内容差异。

查看历史修改内容与作者标记

• 查看单条修订记录的详细信息：点击任意被修改的文字或段落，WPS会自动弹出气泡框，显示修改类型、原始内容、修改者姓名及修改时间，方便追溯每一次更动的具体情况。

• 通过颜色区分作者修改：WPS支持为不同用户的修订设置不同的颜色，多个作者参与编辑时，每位用户的修改会显示为特定的颜色，便于快速识别和区分来源。

• 结合“显示标记”筛选查看作者内容：点击“显示标记”功能按钮，可以勾选是否显示特定作者的修订记录。该功能适用于多人协作文档审阅时，有助于集中查看某位编辑者的修改建议，提升审查效率。

设置修订显示样式与颜色

修改修订颜色区分不同用户

• 自动分配用户颜色：WPS在默认设置下，会自动为不同账号的用户分配不同的修订颜色。例如，用户A的修改显示为红色，用户B则显示为蓝色，这有助于在多人协作中快速识别修改者身份。

• 手动调整修订颜色（部分版本支持）：在部分高级或企业版本中，用户可以进入“审阅”设置中的“修订选项”或“显示设置”，手动调整每位用户的颜色，使修订内容视觉上更清晰易读。

• 查看颜色设置是否生效：修改颜色设置后，可以尝试编辑文档内容，观察插入或删除的文字是否已显示为自定义颜色。如果无变化，建议重启WPS或确认版本是否支持手动设置功能。

自定义修订标注格式与高亮方式

• 设置标注显示方式：在“审阅”选项卡中，点击“修订选项”或“显示标记”，可以选择修订内容的显示方式，如是否将标注显示在正文中或边注形式显示，便于阅读和对比。

• 调整修订高亮样式：WPS支持多种标注样式，包括颜色高亮、删除线、下划线等。用户可根据个人习惯，在“选项”中选择适合的样式，使不同类型的修订内容更加一目了然。

• 预览并应用格式更改：修改设置后，建议在样本文档中试用几种修改操作，如插入、删除、替换等，确保每种操作都能正确显示设定的样式。确认无误后保存设置，应用到后续文档编辑中。